Ales een organisatie groeit, dan neigt een organisatie vaak naar een ‘piramide’. Vaak door de sterker wordende roep ‘we moeten het béter regelen’. Duidelijkheid is zinvol, dus die roep is begrijpelijk. Er komen dus ‘tussenbazen’. Dat kan natuurlijk prima werken.

Maar ….. ook vaak verschuiven de problemen slechts en sluipen vele nieuwe problemen de organisatie binnen. Het lijkt er zelfs op dat door de veranderende medewerkers, de veranderende klanten en nieuwe communicatie mogelijkheden de nadelen van de aloude ‘piramide’ steeds vervelender en onnodiger worden. ‘Terug in de tijd’ of ‘bij het oude blijven’ hoeft dus niet. Mogelijkheden creëren voor individuele talenten en ontwikkeling van medewerkers in organisaties, werpt daardoor onmiskenbaar vruchten af. En die vruchten zijn van groot belang voor het uiteindelijke resultaat van de organisatie. De piramide wordt mijns inziens steeds vaker ter discussie gesteld.

Wat vindt u?

Voorbeeld: Flexibele TaakGroepen (FTG) bij Innovatie
Gebruik het beste uit 2 werelden. Elke organisatie heeft beperkte resources: middelen, tijd, talenten en energie van medewerkers. Er is een structuur nodig die optimaal gebruik maakt van de resources en werkelijk doet waar deze voor bedoeld is: het bijdragen aan resultaatverbetering en organisatieontwikkeling. Ik neem een organisatie waar innovatie een belangrijke kerncompetentie is als voorbeeld. Taken die met innovatie te maken hebben zijn o.a: genereren van goede ideeën, ideeselectie, experimenteren, prototyping, kennisontwikkeling, bijdrage- en risicocalculatie, richting kiezen, afstemming of genereren vraag, weerstand overwinnen, mobiliseren middelen. Niet in deze volgorde natuurlijk, want innoveren is zelden een lineair proces. Het innovatiesysteem moet groeien en steeds veranderen! Elk van de genoemde taken heeft eigen belangrijke kenmerken, mogelijkheden en belanghebbenden. De talenten, energie en tijd van individuele medewerkers (en eventuele derden) zijn echter ook niet gelijk. Een Flexibele TaakGroep (FTG) zorgt voor de verbinding tussen de taken en de medewerkers ten behoeve van het resultaat van de taak en de organisatie. Meer weten over deze onderwerpen? Schrijf u dan in voor de innovatie-nieuwsbrief (dat kan HIER)

De simpelste omschrijving van een Flexibele TaakGroep:

• Een FTG verbindt de juiste medewerkers op het juiste moment met de juiste acties.

Een Flexibele TaakGroep helpt ambitie naar resultaat

Welke taken?
Taken kunnen bijvoorbeeld zijn:

• Vergroten van innovatie (en initiatieven)
• Verbetering van samenwerking / processen
• Verbeteren van klantgerichtheid
• Verhoging van sales
• Bijblijven en inspelen op ontwikkelingen en de informatie-lawine
• Benutten van Social Media
• Vergroten van resultaat en betrokkenheid van medewerkers
• Vergroting van de bereidheid tot het nemen van verantwoordelijkheid
• Cultuurverandering / gedragsverandering (met ‘alles wat er speelt’)
• Verbinding van visie met de dagelijkse bedrijfsvoering

De inrichting en afspraken met de FTG zijn afhankelijk van de betreffende taak in de context van de organisatie. Advies: begin met een duidelijke taak waar een ieder in de organisatie de noodzaak van inziet.

Hoe krijg je het werkend?
Een aanpassing van de organisatiestructuur is een krachtige interventie. Afhankelijk van de context van de organisatie worden betrokkenen en een werkwijze gekozen. De manier waarop een organisatie de structuur van taakgroepen denkt te realiseren vormt een belangrijke succesfactor. Het maakt bijvoorbeeld een groot verschil of 1 of meerdere FTG’s top-down worden neergelegd en toegelicht, of als ze ‘ontstaan’ uit een medewerker-workshop over de sterktes en zwaktes (SWOT-analyse) van een organisatie. Als de tijd beschikbaar is, dan heeft de combinatie met deze bottom-up route een aantal grote voordelen:

• Het past beter bij de veranderende medewerker
• De uitkomst is waarschijnlijk beter passend
• De uitkomst sluit beter aan bij de fase van de organisatie
• Er is meteen al draagvlak

Het succes wordt verder beïnvloed door o.a: legitimatie, zeggenschap, communicatie, coördinatie en de samenhang met bij de organisatie passende meetpunten (KPI). Deze zaken zijn te regelen, maar deze blogpost is te kort om daar verder op in te gaan. Het belangrijkste is dat het werken met 1 of meerdere FTG’s een oplossing voor organisatie problemen kan zijn en een platte organisatie kan maken of houden.

Zelf ook de organisatiestructuur verbeteren (platter maken)?
Een goede start is een SWOT-analyse. Hieruit blijkt wat handig, mogelijk en haalbaar is.

Wilt u gratis een aantal tips voor een succesvolle SWOT ontvangen? Kijk op www.swotassist.online, mail naar tips@swotassist.online.