Gerelateerd:

• Online SWOT-assist, een succesvolle SWOT door expertise op cruciale punten in je SWOT-proces

De bekendheid en de eenvoudigheid zijn waarschijnlijk een belangrijke redenen voor de populariteit van een SWOT, want iedereen kan wel sterke en zwakke punten bedenken. Ook het bedenken van kansen en bedreigingen lukt een ieder vrij gemakkelijk. Wat is uw mening?

Check uw mening:

Check uw mening:

Onderstaand een voorbeeld van het maken van een SWOT analyse in een organisatie. Meestal worden er dan meerdere personen bij betrokken en wordt deinnovatieroute ingeschakeld voor input en projectmanagement  en proces begeleiding. Vanuit die ervaring geef ik in deze post in vogelvlucht een voorbeeld van het maken van een SWOT analyse in een organisatie. Ik schrijf achtereenvolgens iets over de vraagstelling, het invullen, de interpretatie en het vervolg van de SWOT analyse.

De vraagstelling: We willen meer omzet
Je wilt graag antwoorden waar je wat mee kunt, dus dan is de vraagstelling erg belangrijk. Maar de keuze aan wie je de vraag stelt is ook heel belangrijk. We willen zoveel mogelijk nuttige informatie maar we willen ook zoveel mogelijk draagvlak voor de acties die uit de SWOT voortkomen (je wilt ook wat met de uitkomsten van de SWOT gaan doen natuurlijk). Het is bij deze vraag naar meer omzet dan ook aan te raden de meeste medewerkers op de een of de andere manier bij het SWOT proces te betrekken. Elke medewerkers heeft wel ideeën met betrekking tot deze vraag, maar omdat niet iedereen heel direct bij de verkoop betrokken is verruim ik hier de vraagstelling liever naar: “We willen de omzet verhogen en er zoveel mogelijk aan over houden”. Dit proces kan je al heel goed bespreken in groepsverband (in de workshop zelf) want het geeft een mooie gelegenheid om nog weer eens nuttig aan te scherpen waarmee en hoe de organisatie haar geld wil verdienen (dat gaat eigenlijk natuurlijk over de missie, de visie en de strategie, maar deze termen spreken niet altijd zo aan).

Het invullen van de SWOT
Nadat het nodige uit de bovenstaande alinea met de groep is besproken en er voldoende inhoudelijke input is gegeven om de deelnemers voor te bereiden op vele goede ideeën, is het aan de deelnemers om hun ideeën op ‘geeltjes’ te noteren. De ‘geeltjes’ plakken ze op 4 vellen flipoverpapier met een duidelijke vraag per vel.

• Vel 1 :Welke eigenschappen (sterke punten) van de organisatie kunnen we benutten om de omzet te verhogen en er zoveel mogelijk aan over te houden?
• Vel 2: Welke kansen zie je voor de organisatie om de omzet te verhogen en er zoveel mogelijk aan over te houden?
• Vel 3: Welke eigenschappen (negatieve feiten) van de organisatie zie je die belemmerend werken voor de omzet en wat we daaraan over houden?
• Vel 4: Welke bedreigingen voor de kans dat we de omzet kunnen verhogen en er meer aan over kunnen houden zie je?

De vragen zijn zo ‘losjes’ afgebakend dat de deelnemers hun ideeën kwijt kunnen, de actieve rol van de procesbegeleider moet het evenwicht met de focus bewaren. Tijdens dit ‘schrijven en plakken’ mogen de deelnemers gerust met elkaar overleggen en op elkaar reageren. Als begeleider stimuleer je deze interactie en zorg je ervoor dat de ideeën de vellen inderdaad bereiken.

De interpretatie
Het is belangrijk om nog tijdens de workshop de meeste ‘geeltjes’, eventueel na enige rubricering, in ieder geval globaal te bespreken en waar nodig aan te passen of aan te vullen. Hierdoor neemt de kwaliteit van de opmerkingen toe. Ook is het aan te raden om met betrekking tot de genoemde negatieve feiten globaal de oorzaak-gevolg relaties te bespreken. Hierdoor heb je bovendien al grote kans dat veel van deze punten meteen en in de periode daarna al verbeterd worden. Ook is het goed om de verschillen in interpretatie te benoemen. Want wat de een namelijk als een bedreiging ziet, kan de ander wel als kans zien. Het is vaak nuttig om voor sommige onderdelen nog tijdens de workshop de voorlopige voorkeuren van de groep te inventariseren. Hier zijn handige en snelle manieren voor.

Het vervolg
Om vervolgens een strategie te kunnen kiezen wordt vaak een confrontatiematrix genoemd. Hier worden wel termen genoemd als: consolideren, stabiliseren, aanvallen, ontwikkelen, versterken, verdedigen, verbeteren, afbouwen, stoppen, saneren, terugtrekken. Maar what’s in a name? Ik gebruik die kreten niet op die manier. Slim nadenken en doelgericht spreken over de uitkomsten van de inventarisatie van de SWOT onderdelen leiden tot een keuze in waar en in welke richting je het beste de tijd en middelen kunt gaan besteden en waar niet (de doeltreffende organisatie).

Punten die hierbij een rol spelen:

• Niet al de genoemde punten zijn (in het licht van de vraagstelling, de missie, visie) van gelijk belang. Dit hangt er ook vanaf of je meer kiest voor benutting van de sterke punten of meer kiest voor het benutten van kansen, dit evenwicht is heel bedrijfsspecifiek.
• De conclusie of iets een zwak punt, een sterk punt of een bedreiging of kans is, zal niet in elk scenario hetzelfde zijn. Een bedreiging voor je markt kan bijvoorbeeld een grote kans voor je organisatie zijn.
• Een zwak punt hoeft niet altijd verbeterd te worden, het kan een slimme keuze zijn om deze te omzeilen en/of je meer te richten op het nog meer benutten van de sterke punten.

Op enkele A4-tjes worden vervolgens de belangrijkste conclusies en actiepunten weergegeven en kan verder gewerkt worden aan het implementatieproces. Natuurlijk gaat dit niet automatisch, maar omdat degenen die het daadwerkelijk moeten doen ook betrokken zijn bij het proces, heb je door dat draagvlak een veel grotere kans op een voorspoedig vervolg.

Slot
Ik heb het bovenstaande geschreven vanuit mijn ervaringen met het maken van SWOT analyses in organisaties, het blijkt telkens weer dat het projectmanagement rondom een SWOT is van groot belang, evenals het kennen van de situatie (ook in bedrijfseconomisch opzicht)!  Met een SWOT werk je krachtig aan resultaatverbetering. Het is uitermate inspirerend om met een SWOT in de organisatie bezig te zijn en nog mooier: je ziet heel snel resultaat.

Wilt u gratis een aantal voorbereidende vragen voor een succesvol SWOT-proces ontvangen? Online SWOT-assists, voor een succesvolle SWOT? Vul dan gratis en vrijblijvend onderstaand formuliertje in.